Een migratie zonder downtime: zo pak ik het aan

Downtime is bijna altijd een planningsprobleem

Als een migratie misgaat, ligt het zelden aan de techniek zelf. Het ligt aan onduidelijke afspraken, een ontbrekend terugvalplan, of een 'big bang'-aanpak die te veel tegelijk wil doen. De techniek is meestal het makkelijke deel — de regie eromheen is waar het op aankomt.

Een goede migratie voelt voor de gebruiker als bijna niets. Op een ochtend werkt alles net even anders, beter, en zonder dat er een dag productiviteit verloren ging. Dat is geen geluk; dat is voorbereiding.

Mijn vaste opbouw

Elke migratie die ik begeleid volgt grofweg dezelfde fasen. De inhoud verschilt per project, de structuur niet — juist die structuur geeft rust.

• Inventarisatie: wat draait er precies, wie gebruikt het, en wat zijn de onderlinge afhankelijkheden? Hier komen de verrassingen boven die anders later toeslaan.
• Ontwerp en draaiboek: een stappenplan waarin elke stap een verantwoordelijke, een geschatte duur én een terugvaloptie heeft. Als stap 4 misgaat, weet iedereen hoe we terugkeren naar stap 3.
• Pilot: eerst een kleine, representatieve groep. Liever tien gebruikers die iets tegenkomen dan tweehonderd.
• Gefaseerde uitrol: in behapbare golven, met een vast moment van sign-off per fase voordat we doorgaan.
• Nazorg: een periode van verhoogde aandacht waarin we dicht op de gebruikers zitten en snel bijsturen.

Het terugvalplan is geen bijzaak

De vraag die ik bij elke stap stel is: 'wat doen we als dit niet werkt?' Een migratie zonder uitgewerkt terugvalplan is een gok, hoe goed de techniek ook is. Een verbinding die niet meewerkt, een applicatie die zich anders gedraagt dan verwacht, een leverancier die niet levert — er gaat altijd iets net anders dan gepland.

Door vooraf per fase vast te leggen hoe je terugkeert naar de vorige werkende situatie, verander je een potentiële crisis in een beheerste stap terug. Dat verschil bepaalt of een hobbel een voetnoot wordt of een incident.

De sign-off is heilig

Per fase leg ik expliciet vast: is dit onderdeel afgerond, werkt het zoals bedoeld, en is er akkoord om naar de volgende stap te gaan? Dat voorkomt de klassieke valkuil waarin halverwege niemand meer precies weet wat wel en niet getest is.

Ik werk daarbij graag met een overzicht waarin elk onderdeel een status krijgt die op groen springt zodra het is afgerond en goedgekeurd. Iedereen — van technicus tot directie — ziet in één oogopslag waar we staan. Die transparantie haalt spanning uit het traject.

Communicatie maakt of breekt het

Techniek die werkt maar slecht gecommuniceerd is, voelt voor gebruikers alsnog als chaos. Daarom hoort communicatie net zo goed in het draaiboek als de technische stappen. Wat verandert er voor de gebruiker, wanneer, en bij wie kunnen ze terecht?

Een korte, heldere aankondiging vooraf, een duidelijk aanspreekpunt tijdens de uitrol, en een terugkoppeling achteraf doen meer voor het draagvlak dan welke technische finesse ook. Mensen accepteren verandering prima — als ze weten wat er gebeurt en waarom.

Een voorbeeld: werkplekmigratie in de zorg

Bij de overstap van een zorggroep naar een moderne werkplek op basis van IGEL OS en Parallels RAS hanteerden we precies deze aanpak. Eerst een pilot op één afdeling, dan golf voor golf de rest, elke keer met sign-off voordat we verder gingen. Wisseldiensten en onregelmatige roosters maakten timing kritisch — een grote uitval was simpelweg geen optie.

Door klein te beginnen en strak te faseren bleef de impact op de zorgverlening minimaal. Het resultaat was zó beheerst verlopen dat het project later op IGEL Now & Next 2026 gepresenteerd mocht worden, samen met Parallels.

Een goede migratie is saai. Dat is precies de bedoeling.

Tot slot

Downtime vermijd je niet met betere techniek alleen, maar met betere voorbereiding. Inventariseer grondig, faseer streng, leg per stap een terugvaloptie vast, en communiceer helder. Doe je dat, dan wordt zelfs een omvangrijke migratie een rustige overgang in plaats van een spannende sprong.